مدیر، چندمین سخنران باشد؟
اما اغلب، این کار نتیجه عکس می‌دهد. مدیرانی که پیش از شنیدن نظرات دیگران، ایده‌ها و دیدگاه‌های خود را مطرح می‌کنند، ناخواسته باعث می‌شوند کارکنان از پرسیدن سوال، ابراز مخالفت یا پیشنهاد دادن ایده‌های شخصی خود خودداری کنند.
اگر این رفتار به یک عادت تبدیل شود (اینکه شما همیشه اولین یا بیشترین فردی باشید که صحبت می‌کند) کارکنان احتمالا بی‌علاقه و بی‌تفاوت خواهند شد. ممکن است در طول جلسه به کارهای دیگر مشغول شوند و بدون فکر، با هرچه می‌گویید موافقت کنند. در نتیجه، شما که از این بی‌تفاوتی کلافه شده‌اید، شاید برای جبران، بیشتر هم صحبت کنید. این چرخه نه تنها کارآیی را بالا نمی‌برد، بلکه به روحیه و بهره‌وری تیم آسیب می‌زند و بار کاری شما را هم افزایش می‌دهد.
برای تغییر این وضعیت، مدیران باید یاد بگیرند که «سکوت کردن» را تمرین کنند و به دیگران فرصت دهند تا حرف بزنند و نقش فعال‌تری در جلسات داشته باشند. یکی از بهترین راهکارها که دریافت بازخورد از تیم را هم بهبود می‌بخشد، این است که مدیران هدفشان این باشد که سومین نفر در جلسه باشند که صحبت می‌کنند.
چرا نفر سوم؟ صداهایی که در حضور مدیر زودتر از همه خاموش می‌شوند، معمولا همان‌هایی هستند که نظر متفاوتی دارند. ساکت نگه داشتن این افراد شاید به ظاهر جلسات را کوتاه‌تر و موثرتر نشان دهد، اما احتمال تصمیم‌گیری‌های نادرست و غیر دقیق را به شدت بالا می‌برد. در مقابل، فراهم کردن بستری برای ابراز نظرات بی‌طرفانه، بحث‌ها را قوی‌تر و نتایج را بهتر می‌کند.
البته، مدیران نباید بیش از حد هم منتظر بمانند. اگر خیلی دیر در بحث شرکت کنید، ممکن است تیم از موضوع اصلی منحرف شود یا سکوت شما را به اشتباه تعبیر کند.
در اینجا چند راهکار دیگر برای کمک به مدیران ارائه شده است تا کمتر صحبت کنند و دیگران را به مشارکت بیشتر در جلسات تشویق کنند:
عوامل محرک خود را بشناسید
متوجه شوید در چه شرایطی یا در برابر چه افرادی بیشتر وسوسه می‌شوید که صحبتشان را قطع کنید. یک برنامه آماده داشته باشید تا در آن لحظه مکث کنید. مثلا در جلسات آنلاین، به صورت پیش‌فرض خودتان را روی حالت بی‌صدا (mute) بگذارید تا فرصت فکر کردن داشته باشید. در جلسات حضوری، از یک نشانه فیزیکی مثل نشستن روی یکی از دستانتان استفاده کنید.
از حاشیه‌نویسی استفاده کنید
راه دیگر برای جلوگیری از پریدن وسط حرف دیگران این است که در دفتر یادداشت خود یک حاشیه پهن ایجاد کنید و هر فکری را که به ذهنتان می‌رسد آنجا بنویسید. وقتی به دیگران اجازه می‌دهید اول صحبت کنند، ممکن است ببینید بسیاری از نکاتی که می‌خواستید بگویید، قبلا توسط آنها مطرح شده است. این کار به تیم احساس قدرت می‌دهد و به شما فرصت می‌دهد با مطرح کردن نکاتی که هنوز به آنها فکر نشده، ارزشی منحصر به فرد به بحث اضافه کنید.
سوال بپرسید
شاید دوست داشته باشید به عنوان باهوش‌ترین فرد جلسه شناخته شوید، اما این شما را به اهدافتان نمی‌رساند. به جای آن، تیم را تشویق کنید که با پرسیدن سوال‌هایی مانند «چه چیزهایی را در نظر گرفته‌اید؟»، «اگر هیچ کاری نکنیم چه می‌شود؟» یا «چه چیزهایی یاد گرفتید؟» به‌موقع و به طور پیوسته در بحث شرکت کنند.
بخواهید که حرف‌هایتان را خلاصه کنند
خلاصه‌گویی نشان می‌دهد که به حرف‌های دیگران گوش داده و می‌خواهیم آنها را درست بفهمیم. برای جلوگیری از جلسات خسته‌کننده و بی‌حاصل، «بعد از جلسه»، مثلا در جایی که کارکنان دور هم جمع می‌شوند تا بفهمند مدیر واقعا چه می‌خواسته، از یکی از اعضای تیم بخواهید آنچه را شما گفته‌اید خلاصه کند. این راه خوبی است تا کمتر صحبت کنید و مطمئن شوید که تیمتان منظور و انتظارات شما را درک کرده است.
با استفاده از این راهکارها، می‌توانید از اینکه بحث را به تنهایی پیش ببرید خودداری کرده و به تیمتان کمک کنید ایده‌های بیشتر و بهتری تولید کنند. این کار به نوبه خود، روابط کاری را بهبود می‌بخشد. آیا این، معنای واقعی رهبری سازمانی نیست؟
منبع: Wall Street Journal
