مدیریت زمان و توجه: تکنیکهایی که کارآمدی را در دنیای پرهیاهوی امروز بالا میبرند
دو مهارت طلایی برای افزایش بهرهوری
این تنها یک تفاوت ابتدایی میان این دو رویکرد است: برای رسیدن به یک زندگی متعادل، باید به طور عمیق‌‌‌تری به این تفاوت‌‌‌ها بپردازیم. در اینجا تفاوتهای میان مدیریت توجه و مدیریت زمان را بررسی خواهیم کرد. با یادگیری این دو مهارت می‌توانید بهرهوری خود را در دنیای پرشتاب امروز افزایش دهید.
تفاوت میان مدیریت زمان و مدیریت توجه چیست؟ همان‌طور که گفتیم مدیریت زمان و توجه، هر دو برای افزایش بهرهوری ضروری هستند اما هر کدام روی جنبه‌‌‌های متفاوتی تمرکز دارند. در ادامه، تفاوتهای این دو را تفکیک می‌‌‌کنیم:
۱. تمرکز و انرژی: مدیریت توجه یعنی هدایت تمرکز ذهنی و انرژی فرد. به این منظور باید توانایی این را داشته باشید که روی امور مهم تمرکز کنید، حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها را به حداقل برسانید و در کار خود غرق شوید.
۲. کاهش حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها: این یعنی محافظت از تمرکز در برابر عوامل حواس‌‌‌پرتی‌‌‌های پی در پی، مثل پیام‌‌‌ها، ایمیل‌‌‌ها و مزاحمت‌‌‌ها، به خصوص در دنیای دیجیتال امروز که مملو از این حواس‌‌‌پرتی‌‌‌هاست.
۳. تقسیم موثر زمان: در مقابل، مدیریت زمان، حول محور تقسیم و استفاده بهینه از زمان است. این شامل تعیین اولویت‌‌‌ها، برنامه‌‌‌ریزی زمانی و بهینه‌‌‌سازی روتین‌‌‌های روزانه است.
۴. دستیابی به اهداف: مدیریت زمان، تضمین می‌کند که زمان خود را هوشمندانه تقسیم‌‌‌بندی کنید تا وظایف را به انجام برسانید و به اهداف خود برسید، حتی اگر محیط اطرافتان، پر از حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها باشد.
۵. رویکردهای مکمل: در حالی که مدیریت توجه، بر حفظ تمرکز تاکید دارد، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند روز خود را ساختارمند کنید تا از زمان خود بهره‌‌‌برداری حداکثری ببرید. این دو رویکرد اگر با هم اعمال شوند، بهرهوری و اثربخشی شما را به طرز چشمگیری افزایش خواهند داد.
تکنیک‌‌‌ها و استراتژی‌‌‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان، شامل مجموعه‌‌‌ای از تکنیک‌‌‌ها و استراتژی‌‌‌هاست که کمک می‌کند از وقت خود به شکلی موثر و کارآمد بهره ببرید. در اینجا به برخی از روش‌های کلیدی مدیریت زمان اشاره می‌‌‌کنیم:
۱. اولویت‌‌‌بندی: اولویت‌‌‌بندی به معنای تقسیم‌‌‌بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آنها با استفاده از روش‌هایی مثل «جدول آیزنهاور» است. این روش، وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند: فوری و مهم، مهم اما غیرفوری، فوری اما غیرمهم، نه فوری نه مهم. با تمرکز بر دو دسته اول، ابتدا کارهای مهم را انجام میدهید.
۲. لیست کارها: لیست کارهای انجام‌‌‌دادنی مثل نقشه راه فعالیت‌‌‌های روزانه است. اما فراتر از صرفا نوشتن وظایف، می‌توانید با تقسیم هر وظیفه به وظایف کوچک‌تر و قابل اجرا، اثربخشی این لیست را افزایش دهید. تقسیم وظایف به وظایف کوچک‌تر، باعث می‌شود وظیفه‌‌‌ها آسان‌‌‌تر به نظر برسند و پیگیری روند پیشرفت، راحت‌‌‌تر شود.
۳. بلوک‌‌‌بندی زمان: در این روش، برای هر نوع فعالیت، بازه زمانی مشخصی در نظر گرفته می‌شود. مثلا ممکن است صبح را به فعالیت‌‌‌های عمیق و نیازمند تمرکز اختصاص دهید و بعد از ظهر را به جلسات و امور اداری. این رویکرد، کمک می‌کند روزتان ساختارمند شود و بهرهوری افزایش یابد.
۴. هدف‌‌‌گذاری: مدیریت زمان موثر با تعیین اهداف روشن آغاز می‌شود. استفاده از روش SMART، یا همان تعیین اهداف «مشخص، قابل اندازه‌‌‌گیری، دست‌‌‌یافتنی، مرتبط و دارای زمان‌بندی»، به شما کمک می‌کند اهدافی تعیین کنید که هم انگیزه‌‌‌بخش باشند و هم قابل تحقق.
۵. واگذاری وظایف: واگذار کردن کارها یکی از مهارت‌‌‌های مهم در مدیریت زمان است. با سپردن برخی از وظایف به دیگران می‌توانید زمان خود را صرف مسوولیت‌‌‌های مهم‌‌‌تر و حیاتی‌‌‌تر کنید. این نوع واگذاری موثر، علاوه بر افزایش بهرهوری به تقویت روحیه تیمی و همکاری اعضای تیم نیز کمک می‌کند.
۶. حذف حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها: شما باید حواس‌‌‌پرتی‌‌‌های رایج و همیشگی در محیط کار خود را شناسایی کنید، مثل نوتیفیکیشن‌‌‌های شبکه‌‌‌های اجتماعی یا همکارهای پر سر و صدا. و اقداماتی انجام دهید تا این حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها به حداقل برسند. به این منظور، می‌توانید از ابزارهایی مثل «مسدودکننده‌‌‌های وب‌سایت» یا هدفون‌‌‌های «نویزگیر» کمک بگیرید.
۷. تقسیم وظایف به گام‌‌‌های کوچک‌تر: تقسیم کردن وظایف به مراحل کوچک‌تر و قابل مدیریت، باعث می-شود آنقدرها هم طاقت‌‌‌فرسا به نظر نرسند. این روش همچنین کمک می‌کند روند پیشرفت را بهتر ارزیابی کنید و البته، پس از تکمیل هر مرحله، حس موفقیت و دستاورد و انگیزه‌‌‌ای برای انجام مرحله بعد داشته باشید.
۸. ردیابی زمان: ردیابی زمان به معنای نظارت بر نحوه صرف زمان در طول روز است. این روش تحلیلی به شما کمک می‌کند حوزه‌‌‌های کلیدی را که باید در آنها، کارآمدی خود را افزایش دهید شناسایی کنید و زمان خود را به شکلی موثرتر تخصیص دهید.
۹. توانایی «نه گفتن»: باید نه گفتن را یاد بگیرید. این توانایی، نقشی حیاتی در جلوگیری از شلوغ شدن برنامه‌‌‌های روزانه دارد. باید به شکلی محترمانه و قاطعانه، تعهدات اضافی که با اولویت‌‌‌هایتان هم‌‌‌راستا نیستند را رد کنید. این به شما امکان می‌دهد هم زمانتان را حفظ کنید و هم روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین اهمیت را دارند.
۱۰. ارزیابی و اصلاح: راهکارهای مدیریت زمان خود را به طور مرتب بررسی کنید تا ببینید کدام روش‌ها جواب می‌دهند و کدام‌‌‌ها موثر نیستند. تکنیک‌‌‌های خود را در صورت لزوم، اصلاح کنید تا در برابر شرایط متغیر، انعطاف‌‌‌پذیر و پاسخگو باشید.
تکنیک‌‌‌ها و استراتژی‌‌‌های مدیریت توجه
برای رفع ناتوانی در مدیریت توجه، می‌توانید روش‌های مختلفی را به کار ببرید. با به‌کارگیری استراتژی‌‌‌ها و متدهای مدیریت توجه که در ادامه مطرح شده‌‌‌اند، می‌توانید رویکرد مدیریت توجه خود را بهبود بخشید و در طی روز، متمرکزتر و پربازده‌‌‌تر باشید. این راهکارها از این قرارند:
۱. مدیتیشن ذهن‌‌‌آگاهی: مدیتیشن ذهن‌‌‌آگاهی یکی از تکنیک‌‌‌های قدرتمند در حوزه مدیریت توجه است. در این روش، شما ذهن خود را آموزش میدهید تا هنگام انجام یک کار، در آنجا حضور کامل داشته باشد و کاملا در آن غرق شود. با تمرین منظم جلسات ذهن‌‌‌آگاهی، می‌توانید توانایی خود در حفظ تمرکز و مقاومت در برابر حواس‌‌‌پرتی‌‌‌ها را افزایش دهید.
۲. تک‌‌‌وظیفه‌‌‌ای (سینگل تسکینگ): برخلاف مولتی‌‌‌تسکینگ که توانایی انجام همزمان چند کار است، در روش تک‌‌‌وظیفه‌‌‌ای، شما تمام تمرکز خود را روی یک وظیفه در حین انجامش معطوف می‌‌‌کنید. با انجام هر کار به این روش، می‌توانید آن را به شکلی موثرتر و با کیفیت بهتر به اتمام برسانید.
۳. کاهش چندوظیفه‌‌‌ای (مولتی‌‌‌تسکینگ): انجام همزمان چند کار می‌تواند تمرکز شما را مختل کرده و بهرهوری را کاهش دهد. بنابراین، بهتر است با اولویت‌‌‌بندی وظایف و تمرکز بر انجام یک کار در هر زمان، مولتی‌‌‌تسکینگ را به حداقل برسانید. ابتدا یک کار را به پایان رسانده و سپس روی کار بعدی تمرکز کنید.
۴. ایجاد محیطی بدون حواس‌‌‌پرتی: محیط کار خود را به شکلی طراحی کنید که عوامل مزاحم به حداقل برسند. این کار می‌تواند شامل خاموش کردن نوتیفیکیشن‌‌‌ها، استفاده از هدفون‌‌‌های نویزگیر یا مرتب نگه داشتن میز کارتان باشد.
۵. بلوک‌‌‌های زمانی برای تمرکز: بازه‌‌‌های زمانی مشخصی را به انجام کارهایی اختصاص دهید که نیاز به تمرکز دارند و نباید کسی یا چیزی مزاحمتان شود. می‌توانید در این بازه‌‌‌ها، نوتیفیکیشن‌‌‌ها را بی‌‌‌صدا کنید و به اطرافیانتان اطلاع دهید که در این بازه در دسترس نیستید، مگر اینکه کارشان ضروری باشد.
۶. استفاده از اپلیکیشن‌‌‌های مدیریت توجه: اپلیکیشن‌‌‌های مختلفی وجود دارند که برای مدیریت موثر توجه طراحی شده‌‌‌اند. این ابزارها معمولا امکانات و قابلیت‌‌‌هایی مثل مسدودکننده‌‌‌ها، زمان‌‌‌سنج و ردیابی توجه دارند که کمک می‌کنند روی کار خود متمرکز بمانید. برخی از این ابزارها عبارتند از: Freedom, Cold Turkey, LeechBlock, Forest, SelfControl, Focus.
۷. تمرین قانون دو دقیقه: این قانون ساده را به عادت روزمره خود تبدیل کنید. اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می‌‌‌برد، همان لحظه انجامش دهید. این کار از انباشته شدن وظایف کوچک جلوگیری می‌کند و مانع از آن می‌شود که به حواس‌‌‌پرتی تبدیل شوند.
۸. استراحت‌‌‌های آگاهانه: در طول روز، استراحت‌‌‌های کوتاه و آگاهانه را در برنامه خود بگنجانید. این وقفه‌‌‌ها کمک می‌کنند تمرکز ذهنی خود را تجدید کرده و با انرژی دوباره و تمرکز سازماندهی‌‌‌شده به ادامه کارها بپردازید.
۹. محدود کردن استفاده از ایمیل و شبکه‌‌‌های اجتماعی: زمان‌‌‌های مشخصی را تعیین کنید که در آن، به ایمیل ها پاسخ دهید و شبکه‌‌‌های اجتماعی را چک کنید. از چک کردن مدام فضاهای آنلاین بپرهیزید چون این کار، توجه و روند کارتان را مختل می‌کند.
۱۰. استفاده از تکنیک «پومودورو»: تکنیک پومودورو شامل کار کردن در بازه‌‌‌های کوتاه و متمرکز (معمولا ۲۵ دقیقه‌‌‌ای) و سپس یک استراحت کوتاه ۵ دقیقه‌‌‌ای است. این روش ساختاریافته به شما کمک می‌کند تمرکز خود را بهبود بخشیده و سطح بهرهوری خود را افزایش دهید.
۱۱. تمرین کار عمیق: این یعنی خود را در انجام وظیفه دشواری غرق کنید که نیازمند تمرکز شدید و بی‌‌‌وقفه در یک بازه طولانی است. برای پیشبرد موثر پروژه‌‌‌های پیچیده، باید این روش را تمرین کنید.
۱۲. گوش کردن آگاهانه: هنگام ارتباط با دیگران، در کنارشان حضور کامل داشته باشید. وقتی فردی دارد با شما صحبت می‌کند به جای آن که پیشاپیش، در حال آماده کردن جواب خود باشید، سراپا گوش شوید و به صحبت‌‌‌های مخاطبتان توجه کنید. این رویکرد، کیفیت ارتباطاتتان را بالا می‌‌‌برد و باعث تقویت روابطتان می شود.
۱۳. تفکر و تمرکز مجدد به طور منظم: زمانی را به تفکر و بازبینی عادت‌‌‌های مدیریت توجه خود اختصاص دهید. بررسی کنید که چه عواملی بیش از همه باعث حواس‌‌‌پرتی‌‌‌تان می‌‌‌شوند و راهکارهایی برای کاهش آنها پیدا کنید. سعی کنید مرتب تمرکز خود را بازگردانید تا بازه توجه‌‌‌تان بهبود یابد.
۱۴. محدود کردن اطلاعات: در عصر دیجیتال، روزانه انبوهی از اطلاعات نامربوط به ذهن ما وارد می‌‌‌شوند. در چنین دوره‌‌‌ای، حواس‌‌‌پرتی و سرگرم اطلاعات نامرتبط و مبهم شدن در شبکه‌‌‌های اجتماعی، بسیار آسان است. بنابراین، باید منابع اطلاعاتی معتبر را انتخاب کنید، خبرنامه‌‌‌های غیرضروری را کنسل کنید و تعداد تب‌‌‌ها و اپلیکیشن‌‌‌هایی که روی دستگاهتان باز هستند، محدود سازید.
منبع: The Knowledge Academy
