مبارزه سازمانی با بی‌انگیزگی

Jul25_08_StaffFirefly copy

تیم شما اخیرا چند بار تغییر کرده است؟ گاه عضو تازه‌‌‌ای به تیم اضافه می‌شود. یک مهره کلیدی تیم را ترک می‌کند. نقش‌‌‌ها تغییر می‌کنند. استراتژی دگرگون می‌شود. تعارضی شکل می‌گیرد و سبب بروز تنش می‌شود. و در نهایت، عملکرد افت می‌کند. تیم‌‌‌های امروزی، چه تحت‌تاثیر پویایی‌‌‌های درونی باشند و چه فشارهای خارجی، دائما در حال تغییر و دگرگونی هستند. بااین‌‌‌حال، بسیاری از رهبران سازمان‌ها بدون آن‌‌‌که لحظه‌‌‌ای مکث کنند تا نگاهی به تیم بیندازند و قدمی برای تنظیم مجددش بردارند، به مسیر ادامه می‌دهند.

بهترین مدیران می‌‌‌دانند که موفقیت یک مفهوم ایستا نیست، بلکه نیازمند بازتنظیم و نوسازی مرتب است. سازماندهی ‌‌‌مجدد، تنش‌‌‌های ارتباطی، بی‌‌‌انگیزگی یا تغییر مسیرهای استراتژیک، هرکدام می‌توانند لحظه‌‌‌ای را پدید بیاورند که تیم به چیزی بیش از یک اصلاح جزئی نیاز داشته باشد. اینجاست که وقت یک راه‌‌‌اندازی مجدد است.

نقشه راه بازگرداندن تیم به مسیر موفقیتی که در ادامه ارائه می‌شود، نتیجه تجربه همکاری با صدها تیم در طی دهه گذشته است:

1- بازنگری: پیش از اقدام، عیب‌‌‌یابی کنید

مدیران اغلب بدون شناسایی مساله اصلی، شتاب‌‌‌زده دست به کار می‌‌‌شوند و تغییراتی را اعمال می‌کنند که حاصلش فقط اوضاع را بدتر می‌کند. قبل از هر اقدامی به این سوالات فکر کنید:

تیم درباره‌‌‌ اهداف و دستاوردهای مورد انتظار و اولویت‌‌‌ها اتفاق نظر دارد؟

هیچ تعارض حل‌‌‌نشده یا عدم‌اعتمادی وجود دارد؟

سطح انگیزه، مشارکت یا سلامت اعضا افت نکرده است؟

فشارهای بیرونی وجود دارند که عملکرد را تحت‌تاثیر قرار داده باشند؟

تیم به منابع درست و کافی دسترسی دارد؟

تعهد مشترکی برای سرمایه‌گذاری روی روابط تیمی وجود دارد؟

شیوه مدیریت شما یا تصور اعضا از عادل بودنتان مساله‌‌‌ساز نشده است؟

این خیلی طبیعی است که همه اعضای تیم نتوانند راحت نگرانی‌هایشان را با شما درمیان بگذارند، به‌خصوص در جلسات گروهی یا هنگام صحبت مستقیم با شما. هنجارهای فرهنگی، سوابق شخصی و دینامیک قدرت، همه می‌توانند بر نحوه ابراز نگرانی‌ها تاثیر بگذارند. در کنار گفت‌‌‌وگوهای تک به تک با نیروهایتان، به گزینه‌‌‌هایی مثل نظرسنجی ناشناس یا واگذاری مسوولیت جمع‌‌‌آوری و انتقال موضوعات نگران‌‌‌کننده به یک عضو مورد اعتماد فکر کنید. همچنین، اگر در تیم شما احساس امنیت روانی وجود دارد، گفت‌‌‌وگوی ساختاریافته‌‌‌ای برگزار کنید تا تمام اعضا بتوانند در فضایی محترمانه و فراگیر، دیدگاه خود را بیان کنند. موضوع این نیست که افراد را مجبور کنید سفره دلشان را برایتان باز کنند یا به موضوعاتی بپردازند که برایشان آسان نیست. هدف این است که به شکلی که برای تیم شما کارآمد باشد، واقعیت را کشف کنید. فقط در این صورت است که می‌توانید به ریشه مشکل برسید و آگاهانه و هدفمند بازسازی را آغاز کنید.

مدیر یک شرکت تکنولوژی اروپایی تصور می‌‌‌کرد کاهش انگیزه باعث رکود تیم و افت عملکردشان شده است. او برای بررسی عمیق‌‌‌تر موضوع، ارزیابی تیمی ناشناسی ترتیب داد تا شاید به دلایل ناگفته دیگری برسد. در نهایت مشخص شد که ساختار جدید گزارش‌‌‌دهی باعث شده بود چند نفر از اعضا احساس کنند نادیده گرفته می‌‌‌شوند و ارزشی برای سازمان ندارند. اصلا علت افت انگیزه هم همین بود. او توانست با مشخص شدن علت اصلی دست به اقدامات هدفمندی بزند تا اعتماد از دست رفته اعضا را بازگرداند و انرژی تازه‌‌‌ای به تیم ببخشد.

درست است که گفت‌‌‌وگوهای فردی برای تشخیص مسائل مفید هستند، اما بازسازی باید در سطح جمعی اتفاق بیفتد. بسیاری از رهبران سازمانی بیش از حد به مکالمات دو‌‌‌نفره متکی‌‌‌اند و همین کار، شکاف‌‌‌های موجود را عمیق‌‌‌تر می‌کند. کار واقعی در توانمندسازی تیم، مواجهه‌‌‌ جمعی با حقیقت‌‌‌های تلخ است.

2- اتصال مجدد: اعتماد و امنیت روانی ایجاد کنید

اگر تیم شما دوران پرتنشی را پشت سر گذاشته، احتمالا به اعتماد تیمی ضربه سختی وارد شده است. یکی از رهبران ارشد یک شرکت داروسازی، تغییر در ترکیب تیمش را بی‌‌‌اهمیت تلقی می‌‌‌کرد و معتقد بود که فقط یک نفر عوض شده است و آنها عملا همان تیم سابق هستند. در صورتی که واقعیت این بود که همان یک عضو جدید با رفتاری تحقیرآمیز و لحنی پر از طعنه و نیش و کنایه وارد تیم شده بود. همین موضوع تعادل قدرت را به‌‌‌کلی بر هم زده و امنیت روانی تیم را تضعیف کرده بود. اعتمادسازی مجدد با بازسازی امنیت روانی آغاز می‌شود. یعنی محیطی را ایجاد کنید که در آن افراد به قدری احساس امنیت کنند که بتوانند صریح باشند، تجربیات خود را به اشتراک بگذارند، ایده‌‌‌ها را به چالش بکشند و حتی گاهی وارد بحث‌‌‌های سازنده شوند. برای شروع:

از خودتان شروع کنید. یک نشست تیمی برگزار کنید و با گفتن از خود و آسیب‌‌‌پذیری‌‌‌هایتان، ببینید اعضای تیم در زندگی شخصی و حرفه‌‌‌ای‌‌‌شان چه حال و روزی دارند.

گفت‌‌‌وگوی آزاد را رواج دهید: جلسات مرور ساختاریافته برگزار کنید. به تک تک اعضا اجازه دهید از تجربه و نظراتشان بگویند و شنیده شوند. خودتان نیز صادقانه درباره درس‌‌‌هایی که از آن تجربه آموخته‌‌‌اید و تغییراتی که در رفتار خود خواهید داشت صحبت کنید.

فرصت بازخورد سازنده را فراهم کنید. با یک فرآیند تیمی ساختاریافته، بازخورد دادن را به یک مسوولیت جمعی تبدیل کنید.

3- بازتعریف چشم‌‌‌انداز: کار ما چیست؟

هدف از تیم شما چیست؟ آینده چه چیزی دربردارد؟ چه چیزی در خطر است؟ تیم‌‌‌ها در دوران تغییر، نیازمند چشم‌‌‌اندازی روشن و الهام‌‌‌بخش هستند. از این فرآیند بازسازی به عنوان فرصتی برای بازتعریف و همسویی درباره آنچه باید انجام شود استفاده کنید، نه فقط واکنش نشان دادن به مشکلات. مدیران اغلب تصور می‌کنند اعضای تیم درباره هدف و استراتژی هماهنگ و همسو هستند، اما این تصور همیشه درست نیست. به جای اینکه فرض را بر «خودشان می‌‌‌دانند» بگذارید، اهداف را صراحتا مطرح کنید. مدیر مالی یک شرکت تولیدی آلمانی در بازسازی تیمش ناموفق بود. علت؟ اعضای تیمش اصرار داشتند که «هدف و چشم‌‌‌انداز مشخص است» و او با همین تصور، بازتعریف چشم‌‌‌انداز را نادیده گرفته بود. در حالی که در واقعیت، هیچ هماهنگی و توافقی بین اعضا وجود نداشت.

برای دستیابی به همسویی حقیقی، درباره چالش‌‌‌ها شفاف و صادق باشید، اما تمرکز را بر آینده بگذارید. به این منظور:

چشم‌‌‌انداز کلی و مسیر استراتژیک را مشخص کنید و روی چند نتیجه‌‌‌ کلیدی کوتاه‌‌‌مدت و بلندمدت که موفقیت را تعریف می‌کنند به توافق برسید.

یکبار دیگر بر هدف و ارزش تیم برای سازمان و مشتریان تاکید کنید.

لحنی مثبت و آینده‌‌‌نگر ایجاد کنید که الهام‌‌‌بخش خوش‌بینی و مسوولیت‌‌‌پذیری باشد.

4- توافق‌‌‌های کاری و انتظارات تیمی را بازتعریف کنید

بسیاری از ناهماهنگی‌‌‌ها از ابهام در نقش‌‌‌ها، اولویت‌‌‌ها و نحوه‌‌‌ همکاری ناشی می‌‌‌شوند. در بازسازی، باید عناصر کلیدی آنچه موسسه مک‌‌‌کینزی «سیستم عملیاتی تیم» می‌‌‌نامد – سنگ‌‌‌بنای نحوه همکاری، ایجاد تغییرات و حمایت متقابل تیم‌‌‌ها - بازتعریف شوند:

نقش‌‌‌ها و مسوولیت‌‌‌ها: چه به صورت مکتوب و چه نانوشته مطمئن شوید که همه می‌‌‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود و هرکسی می‌‌‌داند مسوول چیست.

فرآیندهای تصمیم‌گیری: مشخص کنید چه کسی در چه موردی تصمیم‌گیر است، و چگونه نظرات دیگران در تصمیم‌‌‌ها لحاظ می‌شود.

هنجارها و انتظارات تیمی: رفتارهای مورد انتظار، ریتم جلسات، نحوه‌‌‌ همکاری و زمان‌بندی ارائه‌‌‌ بازخوردها را مشخص کنید. به‌خصوص درباره‌‌‌ تیم‌‌‌هایی که در مرزهای جغرافیایی یا سازمانی متفاوتی پراکنده هستند، این بازآرایی و بازتنظیم حیاتی می‌شود. هیات‌‌‌مدیره‌‌‌ یک شرکت لجستیک از یکی از همکاران‌‌‌شان ناراضی بودند و فضای «ما در برابر او» شکل گرفته بود و دلیلش فقط و فقط رعایت ‌‌‌نکردن یکی از هنجارهای توافق‌‌‌شده بود: نوبت گرفتن برای صحبت و تقسیم زمان. علتش هم این بود که تخته‌‌‌ای که توافقات رویش نوشته شده بود به گوشه سالن رانده و فراموش شده بود. گاهی اختلافات به همین سادگی آغاز می‌شود.

5- تجدید انرژی: به موفقیت‌‌‌ها تکیه کنید

انسان به راحتی در دام الگوهای قدیمی می‌‌‌افتد. برای ماندگار کردن این بازسازی روی دستاوردهای کوتاه‌‌‌مدت و سریعی تمرکز کنید که حاکی از حرکت مثبت و رو به‌‌‌ جلوی تیم هستند و رفتارهای جدید را تقویت می‌کنند. یکی دو هدف مشخص و قابل دستیابی تعیین کنید که ظرف ۳۰ تا ۶۰ روز اول محقق شوند. دستاوردها را برجسته کنید و نقش اعضای تیم در تحقق آنها را به رسمیت بشناسید. پیروزی‌‌‌های کوچک، باعث اعتماد‌‌‌به‌‌‌نفس می‌‌‌شوند و دینامیک تیمی مثبت را تقویت می‌کنند. انرژی تیم از تعاملات روزانه، موفقیت‌‌‌ها و ناکامی‌‌‌ها شکل می‌گیرد. بازسازی زمان مناسب برای معرفی یا احیای آیین‌‌‌هایی است که مشارکت و همسویی را تقویت می‌کنند. آیین‌‌‌هایی همچون:

گزارش‌‌‌های یک هفته در میان: جلسات کوتاه و متمرکز برای هماهنگی بر سر اولویت‌‌‌ها ترتیب دهید.

مرور موفقیت‌‌‌ها و آموخته‌‌‌ها: پیشرفت را جشن بگیرید و پس از عبور از هر نقطه عطفی به درس‌‌‌هایی که آموخته‌‌‌اید بپردازید.

مربی‌‌‌گری تک‌‌‌به‌‌‌تک: باید بین مدیر و هر عضو تیم گفت‌‌‌وگوهای منظمی با تمرکز بر رشد و توسعه صورت گیرد. علاوه بر آن، مربی‌‌‌گری همتایان هم به همان اندازه مهم است.

برای مثال، تیم زنجیره تامین یک شرکت تصمیم گرفت پیشرفت نیروهایش در مهارت «گوش دادن فعال» را بازتاب دهد. به عضوی که همیشه در جلسات صحبت را در دست می‌‌‌گرفت و حالا تمرین می‌‌‌کرد که عقب بنشیند و به دیگران مجال صحبت دهد، بازخورد مثبت دادند. این کار، انگیزه‌‌‌ او را برای ادامه‌‌‌ مسیر تقویت کرد و کل تیم را جلو راند. چنین لحظات بهبود و تقویتی، فرهنگ تیم را می‌‌‌سازند.

6- بازتنظیم: شتاب حرکت را حفظ کنید

بازسازی کار یک بار و یک روز نیست، بلکه فرآیند ادامه‌‌‌داری است که لزوما خطی و قابل پیش‌بینی هم نیست. برای حفظ حرکت باید:

پیشرفت تیم را نسبت به اهداف و اولویت‌‌‌های جدید پیگیری کنید.

بازخوردهای کوتاه، مکرر و هدفمند بدهید و بگیرید و همدیگر را در قبال حفظ شیوه‌‌‌‌‌‌های جدید کار مسوول بدانید.

از نقش‌‌‌ها و تصمیم‌گیری‌‌‌ها گرفته تا هنجارها و رفتارها، همه‌‌‌چیز را مرتب ارزیابی و تنظیم کنید تا بدانید چه چیزی موثر است و چه چیزی نه.

تیم‌‌‌ها هم مثل هر سیستم زنده‌‌‌ای، برای شکوفایی نیاز به مراقبت، توجه و نوسازی آگاهانه دارند. بازسازی تیم نشانه‌‌‌ شکست نیست، بهترین شیوه هدایت است. رهبران سازمان‌ها می‌توانند با توقف و بازنگری در ساختارها و بازتنظیم و همسوسازی، به تیم‌‌‌هایشان انرژی لازم برای تجدید قوا را بدهند و شفافیت و شتاب لازم را برای حفظ عملکردی پایدار در دنیای متغیر امروز ایجاد کنند.